Anbieter, Betreiber oder Nutzer? Ihre Rolle nach dem AI Act

Welche Pflichten die KI-Verordnung Ihrem Unternehmen auferlegt, hängt zuerst von Ihrer Rolle ab: Anbieter tragen die Hauptlast, Betreiber haben deutlich weniger, aber konkrete Pflichten, und Einführer und Händler übernehmen Prüfpflichten in der Lieferkette. Die Rolle wird für jedes KI-System gesondert bestimmt und kann sich durch eigene Anpassungen ändern. Diese Seite richtet sich an Unternehmen, die KI-Systeme einkaufen, anpassen, unter eigener Marke vertreiben oder selbst entwickeln.

Die Rollen nach Art. 3 KI-VO

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 knüpft Pflichten an „Akteure“ (Art. 3 Nr. 8 KI-VO). Den Begriff „Nutzer“ verwendet die endgültige Fassung nicht mehr; wer ein KI-System beruflich einsetzt, ist Betreiber.

Anbieter (Art. 3 Nr. 3): Wer ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, entgeltlich oder unentgeltlich. Auch die Inbetriebnahme für den eigenen Gebrauch genügt.
Betreiber (Art. 3 Nr. 4): Wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung. Ein Unternehmen, das ein HR-Tool oder einen Chatbot eines Dritten einsetzt, ist Betreiber.
Bevollmächtigter (Art. 3 Nr. 5): Eine in der EU ansässige Person, die ein Anbieter aus einem Drittstaat schriftlich beauftragt hat, in seinem Namen Pflichten wahrzunehmen.
Einführer (Art. 3 Nr. 6): Wer in der EU ansässig ist und ein KI-System mit dem Namen oder der Marke eines Unternehmens aus einem Drittstaat in Verkehr bringt.
Händler (Art. 3 Nr. 7): Jedes Glied der Lieferkette außer Anbieter und Einführer, das ein KI-System auf dem Unionsmarkt bereitstellt.
Produkthersteller: Wer ein Hochrisiko-KI-System als Sicherheitsbauteil eines Produkts nach Anhang I unter eigenem Namen mit seinem Produkt in Verkehr bringt, gilt als Anbieter (Art. 25 Abs. 3 KI-VO).

Die Rollen schließen einander nicht aus. Ein Softwarehaus kann für sein eigenes Produkt Anbieter und für ein zugekauftes Analysewerkzeug zugleich Betreiber sein.

Pflichten je Rolle

Die Tabelle zeigt die wesentlichen Pflichten. Bei Hochrisiko-Systemen gelten diese nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027 (Anhang III) bzw. 2. August 2028 (Anhang I); alle übrigen Pflichten gelten bereits (siehe AI-Act-Fristen).

Rolle	Pflichten bei jedem KI-System	Zusätzliche Pflichten bei Hochrisiko-Systemen
Anbieter	Verbote nach Art. 5 beachten; KI-Kompetenz fördern (Art. 4); Chatbot-Hinweis und maschinenlesbare Markierung synthetischer Inhalte (Art. 50 Abs. 1, 2)	Anforderungen nach Art. 8–15 erfüllen; Qualitätsmanagementsystem (Art. 17); technische Dokumentation und Protokollierung; Konformitätsbewertung, EU-Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung, Registrierung (Art. 16, 43, 47–49); Beobachtung nach dem Inverkehrbringen und Meldung schwerwiegender Vorfälle (Art. 72, 73)
Betreiber	Verbote nach Art. 5 beachten; KI-Kompetenz fördern (Art. 4); Hinweis bei Emotionserkennung und biometrischer Kategorisierung, Offenlegung von Deepfakes und KI-Texten zur Information der Öffentlichkeit (Art. 50 Abs. 3, 4)	Verwendung gemäß Betriebsanleitung; menschliche Aufsicht durch kompetente Personen; Eingabedaten im eigenen Einflussbereich zweckgerecht; Überwachung und Meldung; Aufbewahrung der Protokolle mindestens sechs Monate; Information der Beschäftigten und betroffener Personen (Art. 26); Grundrechte-Folgenabschätzung für bestimmte Betreiber (Art. 27)
Einführer	Verbote beachten; KI-Kompetenz fördern	Prüfung von Konformitätsbewertung, Dokumentation, CE-Kennzeichnung und Bevollmächtigtem vor dem Inverkehrbringen; eigene Kontaktangaben; Kooperation mit Behörden (Art. 23)
Händler	Verbote beachten; KI-Kompetenz fördern	Prüfung von CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärung und Betriebsanleitung; keine Bereitstellung bei Zweifeln an der Konformität (Art. 24)
Bevollmächtigter	Wahrnehmung der Aufgaben laut Mandat	Bereithalten der Unterlagen, Kooperation mit Behörden, Kündigung des Mandats bei Pflichtverstößen des Anbieters (Art. 22)
Anbieter von GPAI-Modellen	Technische Dokumentation, Informationen für nachgelagerte Anbieter, Urheberrechtsstrategie, Zusammenfassung der Trainingsinhalte (Art. 53); bei systemischem Risiko zusätzlich Art. 55	nicht anwendbar (eigene Kategorie)

Rollenwechsel nach Art. 25 KI-VO

Art. 25 Abs. 1 KI-VO bestimmt, wann ein Betreiber, Händler, Einführer oder sonstiger Dritter selbst zum Anbieter eines Hochrisiko-Systems wird und damit sämtliche Anbieterpflichten nach Art. 16 KI-VO übernimmt:

Er versieht ein bereits in Verkehr gebrachtes Hochrisiko-System mit seinem Namen oder seiner Marke (unbeschadet vertraglicher Aufgabenverteilung).
Er nimmt an einem Hochrisiko-System eine wesentliche Veränderung vor, und das System bleibt hochriskant.
Er ändert die Zweckbestimmung eines Systems, das bisher nicht hochriskant war, so, dass es zu einem Hochrisiko-System wird. Ein Beispiel ist ein allgemeiner Chatbot, den ein Unternehmen gezielt zur Vorauswahl von Bewerbungen einsetzt.

Der ursprüngliche Anbieter gilt dann für dieses System nicht mehr als Anbieter, muss aber eng mit dem neuen Anbieter zusammenarbeiten und die erforderlichen Informationen und technischen Zugänge bereitstellen (Art. 25 Abs. 2 KI-VO), sofern er die Umwandlung nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat. Für Komponenten und Werkzeuge, die in Hochrisiko-Systeme eingebaut werden, verlangt Art. 25 Abs. 4 KI-VO eine schriftliche Vereinbarung über Informationen, Fähigkeiten und technischen Zugang.

Praxishinweis: Der Rollenwechsel tritt kraft Gesetzes ein. Ein Vertrag kann die Anbieterrolle nicht wegdefinieren, wohl aber regeln, wer intern welche Aufgabe übernimmt und wer im Verhältnis der Parteien für Fehler einsteht.

Typische Konstellationen

Eigener Chatbot auf Basis eines GPAI-Modells

Ein Unternehmen bindet ein großes Sprachmodell eines Drittanbieters per API an, ergänzt Systemprompt und Wissensdatenbank und stellt den Chatbot Kunden auf seiner Website zur Verfügung. Das Unternehmen ist Anbieter des KI-Systems „Chatbot“, weil es dieses unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Der Modellhersteller bleibt Anbieter des GPAI-Modells. Für den Chatbot gelten insbesondere Art. 50 Abs. 1 KI-VO (Hinweis, dass Nutzer mit einer KI interagieren) und Art. 50 Abs. 2 KI-VO, soweit Inhalte generiert werden. Hochriskant wird der Chatbot erst, wenn er für einen Zweck nach Anhang III eingesetzt wird.

Fine-Tuning eines Modells

Wer ein GPAI-Modell nachtrainiert, kann selbst Anbieter eines GPAI-Modells werden. Nach den Leitlinien der Kommission zum Anwendungsbereich der GPAI-Pflichten vom Juli 2025 ist das als Anhaltspunkt der Fall, wenn der für die Veränderung eingesetzte Rechenaufwand mehr als ein Drittel des ursprünglichen Trainingsaufwands beträgt; die Pflichten beschränken sich dann auf die Veränderung. Typisches Fine-Tuning mit Unternehmensdaten bleibt meist deutlich darunter. Unabhängig davon ist das Unternehmen Anbieter des KI-Systems, das es auf dem angepassten Modell aufbaut und unter eigenem Namen einsetzt oder vertreibt.

White-Label-Lösungen

Vertreibt ein Unternehmen eine fremde KI-Lösung unter eigener Marke, ist es Anbieter im Sinne von Art. 3 Nr. 3 KI-VO. Bei Hochrisiko-Systemen ergibt sich dies zusätzlich aus Art. 25 Abs. 1 lit. a KI-VO. Der White-Label-Partner benötigt daher vertraglich gesicherten Zugriff auf technische Dokumentation, Testergebnisse und Protokolle des eigentlichen Herstellers, sonst kann er seine Pflichten nicht erfüllen.

Konzernkonstellationen

Entwickelt eine Konzerngesellschaft ein KI-System und stellt es Schwestergesellschaften zur Verfügung, ist sie in der Regel Anbieter; die nutzenden Gesellschaften sind Betreiber. Die Bereitstellung innerhalb des Konzerns ist eine Bereitstellung auf dem Markt, auch wenn sie unentgeltlich erfolgt. Konzernrichtlinien sollten festlegen, welche Gesellschaft für Dokumentation, Konformitätsbewertung und Vorfallmeldungen zuständig ist, und intra-konzernliche Vereinbarungen sollten das abbilden.

Einsatz eines Standard-Tools

Nutzen Beschäftigte ein zugekauftes Schreib- oder Übersetzungswerkzeug unverändert, ist das Unternehmen Betreiber. Die Pflichten beschränken sich dann im Wesentlichen auf Art. 4, Art. 5 und Art. 50 Abs. 4 KI-VO sowie auf Datenschutz, Geheimnisschutz und Mitbestimmung. Das ändert sich, sobald das Tool für einen Zweck nach Anhang III verwendet wird.

Prüfschritte zur Rollenbestimmung

Ist das Werkzeug ein KI-System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 KI-VO oder ein GPAI-Modell (Art. 3 Nr. 63 KI-VO)?
Wer hat das System entwickelt oder entwickeln lassen, und unter wessen Namen oder Marke wird es angeboten oder in Betrieb genommen?
Wird es intern eingesetzt, an Kunden oder Konzerngesellschaften bereitgestellt oder aus einem Drittstaat eingeführt?
Wurde das System verändert (Fine-Tuning, neue Funktionen, neue Datenquellen), und ist die Veränderung wesentlich?
Hat sich die Zweckbestimmung geändert, insbesondere in Richtung eines Anwendungsbereichs nach Anhang III?
Ergebnis je System dokumentieren, im KI-Inventar hinterlegen und bei jeder Änderung erneut prüfen.

Häufige Fehler

Unternehmen sehen sich als „nur Nutzer“, obwohl sie ein fremdes Modell in ein eigenes Produkt einbauen und anbieten.
Fachabteilungen ändern den Einsatzzweck eines freigegebenen Tools, ohne dass Compliance die Rolle neu prüft.
Lieferantenverträge enthalten keine Pflicht zur Herausgabe der Informationen, die nach Art. 13 und Art. 25 KI-VO benötigt werden (siehe KI-Einkauf und Anbieterprüfung).

So unterstützen wir Sie

Rollenanalyse je KI-System mit schriftlicher Begründung für Ihre Dokumentation
Prüfung geplanter Anpassungen (Fine-Tuning, Integration, White-Label) vor der Umsetzung
Gestaltung von Lieferanten-, Reseller- und Konzernverträgen mit klarer Aufgabenverteilung
Aufbau der Anbieter- oder Betreiberprozesse einschließlich Grundrechte-Folgenabschätzung
Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem

Häufige Fragen

Sind wir Anbieter, wenn wir ChatGPT oder ein vergleichbares Tool im Unternehmen nutzen?

In der Regel nicht. Wer ein fremdes Tool unverändert intern einsetzt, ist Betreiber. Anbieter werden Sie, wenn Sie auf dem Modell ein eigenes System aufbauen und dieses unter eigenem Namen in Betrieb nehmen oder Dritten bereitstellen.

Können wir die Anbieterrolle vertraglich auf den Hersteller abwälzen?

Nein. Die Rolle ergibt sich aus dem Gesetz. Verträge können interne Zuständigkeiten, Mitwirkungspflichten, Freistellungen und Haftung regeln, ändern aber nicht, wer gegenüber der Aufsicht verantwortlich ist.

Gilt ein unentgeltliches Open-Source-Modell als in Verkehr gebracht?

Ja, die Bereitstellung kann auch unentgeltlich erfolgen. Die KI-Verordnung sieht für quelloffene Systeme und Modelle bestimmte Ausnahmen vor (Art. 2 Abs. 12, Art. 53 Abs. 2 KI-VO), die jedoch nicht für verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Art. 50 KI-VO und GPAI-Modelle mit systemischem Risiko gelten.

Was gilt für Anbieter aus den USA, deren Tool wir in der EU vertreiben?

Die KI-Verordnung gilt auch für Anbieter aus Drittstaaten, deren Systeme in der EU in Verkehr gebracht oder deren Ergebnisse in der EU verwendet werden (Art. 2 Abs. 1 KI-VO). Für Hochrisiko-Systeme müssen sie einen Bevollmächtigten benennen. Wer das System als in der EU ansässiges Unternehmen unter der Marke des US-Herstellers in Verkehr bringt, ist Einführer.